Ever wake up feeling so energized that you thought today is going to be different; that it’s going to be one of the most productive days of your life?
You made a mental list of all the things you wanted to accomplish by the end of the day, but somehow time flew by, things happened and you ended up getting so preoccupied with something that was not even on your list?

Or maybe you put the pen to the paper and made an actual list of all the things that need to get done and assigned time brackets to each one of the tasks, but somehow half way through the day external distractions popped up, the noises in your head got loud, your energy levels dropped, and so you hardly checked anything off your to-do list?

You may continue like this for a while and perhaps one night while you’re lying in bed, you start going back and forth in your mind, thinking about why you seem to be going in circles, and what you could be doing differently to make things better. That is, if, you are not one to find a justification for your stagnation.

You might realize the need for a change, start googling the best techniques to get things done, finding self-help books, reading articles, and collecting more and more information that you hope will help you, one day, improve your life.

But somehow you are still exactly where you started only with hundreds of pages of information you have saved but never actually gotten around to applying to your own life.
If you are one with a “justifier mindset” you will probably tell yourself you are just spontaneous; a free spirit who likes to set loose plans. That’s just your personality!

Maybe you think you are an unorganized procrastinator. You may believe that you lack the right skills, you are not in the right mindframe or the present circumstances won’t allow you to deal with the issue at hand. So you postpone and tell yourself you’ll deal with it later. This is how what matters most becomes your last priority.

Trust me! I can go on with plenty of other scenarios and one of them will most likely fit your story. Almost everyone, myself included, comes up with some sort of excuse to convince themselves or others why things are the way they are!

But your story doesn't have to stay this way. You are the author of your own story and you can flip the script.

So here’s a sentence that I want you to repeat at least 10 times before you jump into the next section.

Using my TIME and ENERGY effectively helps me lead a more fulfilling life.

See, in the age of INFORMATION, managing TIME and ENERGY is one of the biggest challenges for any person who decides to live a more productive and balanced life. Once you master these two resources you can be more present in your life and get more things done.

Prioritization is one Key to Productivity

As Stephen Covey once famously said, “The key is not to prioritize what's on your schedule, but to schedule your priorities.”

Now you might not think about it this way but we are designed to function in orderly systems. The mind works better within a structure and when there's a method behind what we do.

The tool I'm going to introduce to you is one way to get you started!
This tool is a systematic way for prioritization that helps you sort and reorder your life activities in terms of urgency and importance so that you can effectively achieve your short-term and long-term goals and objectives.

With respect to scope and timeframe, it can help you recognize what's required to structure and regulate your daily, weekly, monthly, and yearly activities . You can also use this tool to get as specific as you want with the goals you have in your life (i.e. education, career, finances, hobbies, or even relationships).

So let me briefly explain how this works. Important signifies activities that are of value to you and can also positively impact the people around you.
Urgent signifies activities that set off the fight or flight response in us. They call for your attention.

Highly Important and Highly Urgent:

I call them ‘time bound activities’ (the red box). These are the do or die things.
They must get done in order for your life to run effectively. For instance, finishing an assignment before the deadline.

Highly Important and Slightly Urgent:

I call them ‘smart activities’ (the gold box). These are the things that you're passionate about. Things that you plan to do because it will add dimension to your life and will support your advancement. The things that you do that will serve you in the long run.
However, your mind often puts these activities on the back burner to deal with “urgent” matters. For instance, investing in your long-term development by signing up for a class.

Slightly Important and Highly Urgent:

I call them the ‘attainable yet challenging activities’ (the blue box).
These are the things that you put time and energy into because you're accustomed to them. These activities don't require much skill but need to get done. They tend to distract you from “highly important and slightly urgent” things and often come with little return of investment (ROI).
However, your mind usually steers you toward getting these things done first.
Living your day to day life out of this box will lead to chronic depression because they have no real value. For instance, house chores.

Slightly Important and Slightly Urgent:

I call them the ‘irrelevant activities” that may give you immediate but temporary joy (the green box).
Things you do to distract yourself from reality and escape the mundane. You probably consider them as your “me time.”
For instance, smoking too much pot, browsing porn websites more than necessary, spending way too much time playing a video game, binge watching TV shows, aimlessly browsing different websites or spending hours scrolling through social media posts.

This is just a framework that can help you put things into perspective so you know exactly where your time is going.
With that in mind let’s do an exercise. Grab a pen and four sheets of paper.

First, copy the four boxes above on two of the sheets. Take one of these sheets and one blank sheet and leave the other two sheets for later.

Next, I want you to turn off your phone, disconnect from the internet and find a quiet place to be alone.

On one of the blank sheets write down all the things that you did today no matter how small or insignificant! Get as specific as possible. Include phone calls, internet browsing, even the times you went to the bathroom!

Once you are done, go over what you wrote down and rate them one by one based on their level of urgency and importance and put each item under the appropriate box on the second sheet of paper.

Once every activity has been assigned to the right box, take a look at the end result. What do you notice? Do your green and blue boxes have more items assigned to them? Do you have many items assigned to the red box? How about the gold box?

Now that you're conscious of where your time goes, let's plan for tomorrow! Grab the two sheets of paper that you set aside.

Ask yourself, “What do I want to achieve by the end of tomorrow?”
Keep your goals in mind and start writing down all the things that you need and want to get done tomorrow on the blank sheet. Once you are done, look over each task and before assigning them to the boxes in your second sheet ask yourself “Is this task necessary or dispensable? How will this task add value to my life?”

3 Things to Take Away From This Post

1. I want to challenge you to get at least one “highly important and slightly urgent” activity done within the first two hours after waking up tomorrow. This will set the mood for the rest of your day. Remember that an effective you, is a happier you and a happier you will transfer joy and happiness to others.
2. Every time you get stuck in your head with the not so pleasant thoughts, interrupt your thought pattern with the sentence I asked you to repeat earlier: Using my TIME and ENERGY effectively helps me lead a more fulfilling life.
   Do this for at least 7 days and you will see the difference!
3. Be gentle with yourself and remember that practice makes progress.

My method is helping others to make better decisions about how to spend their time and energy.
I hope that this is the beginning of that for you.

If you find this post useful, stay tuned for my upcoming posts!

For questions email me at ivy@actualizedsbp.com

Vous est-il déjà arrivé de vous réveiller si plein d'énergie que vous vous êtes dit qu'aujourd'hui serait différent ; que ce serait l'une des journées les plus productives de votre vie ?
Vous aviez dressé dans votre tête une liste de toutes les choses que vous vouliez accomplir avant la fin de la journée, mais d'une manière ou d'une autre le temps a filé, des imprévus sont survenus et vous avez fini par être tellement accaparé par quelque chose qui ne figurait même pas sur votre liste ?

Ou peut-être avez-vous pris un crayon pour rédiger une véritable liste de toutes les choses qui doivent être faites, en attribuant une plage de temps à chacune des tâches, mais d'une manière ou d'une autre, à mi-chemin dans la journée, des distractions extérieures ont surgi, le bruit dans votre tête est devenu assourdissant, votre niveau d'énergie a chuté, si bien que vous n'avez pratiquement rien coché sur votre liste de tâches ?

Vous pouvez continuer ainsi pendant un bon moment et peut-être qu'un soir, alors que vous êtes couché dans votre lit, vous vous mettez à ressasser dans votre esprit, à vous demander pourquoi vous semblez tourner en rond et ce que vous pourriez faire autrement pour améliorer les choses. Et cela, à condition que vous ne soyez pas du genre à trouver une justification à votre stagnation.

Vous pourriez prendre conscience du besoin de changement, commencer à chercher sur Google les meilleures techniques pour accomplir les choses, dénicher des livres de développement personnel, lire des articles et accumuler de plus en plus d'information qui, vous l'espérez, vous aidera un jour à améliorer votre vie.

Mais d'une manière ou d'une autre, vous êtes toujours exactement là où vous avez commencé, avec seulement des centaines de pages d'information que vous avez enregistrées sans jamais réellement prendre le temps de les appliquer à votre propre vie.
Si vous êtes du genre à avoir un « état d'esprit de justificateur », vous vous direz probablement que vous êtes simplement spontané ; un esprit libre qui aime établir des plans souples. C'est tout simplement votre personnalité !

Vous pensez peut-être être un procrastinateur désorganisé. Vous croyez peut-être manquer des bonnes compétences, ne pas être dans le bon état d'esprit ou que les circonstances actuelles ne vous permettent pas de vous attaquer au problème en question. Alors vous remettez à plus tard et vous vous dites que vous vous en occuperez plus tard. C'est ainsi que ce qui compte le plus devient votre dernière priorité.

Croyez-moi ! Je pourrais continuer avec bien d'autres scénarios et l'un d'eux correspondra fort probablement à votre histoire. Presque tout le monde, moi y compris, trouve une sorte d'excuse pour se convaincre ou convaincre les autres que les choses sont comme elles sont !

Mais votre histoire n'est pas obligée de rester ainsi. Vous êtes l'auteur de votre propre histoire et vous pouvez en réécrire le scénario.

Voici donc une phrase que je veux que vous répétiez au moins 10 fois avant de passer à la prochaine section.

Utiliser efficacement mon TEMPS et mon ÉNERGIE m'aide à mener une vie plus épanouissante.

Voyez-vous, à l'ère de l'INFORMATION, gérer le TEMPS et l'ÉNERGIE est l'un des plus grands défis pour toute personne qui décide de vivre une vie plus productive et équilibrée. Une fois que vous maîtrisez ces deux ressources, vous pouvez être plus présent dans votre vie et accomplir davantage de choses.

La priorisation est une clé de la productivité

Comme l'a un jour dit la célèbre phrase de Stephen Covey : « La clé n'est pas de prioriser ce qui se trouve à votre agenda, mais de mettre à l'agenda vos priorités. »

Vous ne le voyez peut-être pas de cette façon, mais nous sommes conçus pour fonctionner dans des systèmes ordonnés. L'esprit fonctionne mieux au sein d'une structure et lorsqu'il y a une méthode derrière ce que nous faisons.

L'outil que je vais vous présenter est une façon de vous lancer !
Cet outil est une manière systématique de prioriser qui vous aide à trier et à réorganiser les activités de votre vie en fonction de leur urgence et de leur importance, afin que vous puissiez atteindre efficacement vos objectifs et vos buts à court et à long terme.

En ce qui concerne la portée et l'échéancier, il peut vous aider à reconnaître ce qui est nécessaire pour structurer et réguler vos activités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles. Vous pouvez aussi utiliser cet outil pour être aussi précis que vous le souhaitez quant aux objectifs que vous avez dans votre vie (c'est-à-dire les études, la carrière, les finances, les loisirs ou même les relations).

Laissez-moi donc vous expliquer brièvement comment cela fonctionne. Important désigne les activités qui ont de la valeur pour vous et qui peuvent aussi avoir un effet positif sur les gens qui vous entourent.
Urgent désigne les activités qui déclenchent en nous la réaction de combat ou de fuite. Elles réclament votre attention.

Très important et très urgent :

Je les appelle les « activités à échéance » (la case rouge). Ce sont les choses vitales.
Elles doivent être faites pour que votre vie fonctionne efficacement. Par exemple, terminer un travail avant la date limite.

Très important et peu urgent :

Je les appelle les « activités intelligentes » (la case dorée). Ce sont les choses qui vous passionnent. Des choses que vous prévoyez faire parce qu'elles ajouteront une dimension à votre vie et soutiendront votre progression. Les choses que vous faites et qui vous serviront à long terme.
Cependant, votre esprit relègue souvent ces activités au second plan pour s'occuper de questions « urgentes ». Par exemple, investir dans votre développement à long terme en vous inscrivant à un cours.

Peu important et très urgent :

Je les appelle les « activités atteignables mais exigeantes » (la case bleue).
Ce sont les choses dans lesquelles vous investissez temps et énergie parce que vous y êtes habitué. Ces activités ne demandent pas beaucoup de compétences mais doivent être faites. Elles ont tendance à vous détourner des choses « très importantes et peu urgentes » et s'accompagnent souvent d'un faible retour sur investissement (RSI).
Cependant, votre esprit vous pousse généralement à faire ces choses en premier.
Vivre votre quotidien à partir de cette case mènera à une dépression chronique parce que ces choses n'ont aucune réelle valeur. Par exemple, les tâches ménagères.

Peu important et peu urgent :

Je les appelle les « activités sans pertinence » qui peuvent vous procurer une joie immédiate mais passagère (la case verte).
Des choses que vous faites pour vous distraire de la réalité et échapper au quotidien. Vous les considérez probablement comme votre « temps pour vous ».
Par exemple, fumer trop de pot, naviguer sur des sites pornographiques plus que nécessaire, passer beaucoup trop de temps à jouer à un jeu vidéo, enchaîner les épisodes de séries télé, naviguer sans but sur différents sites Web ou passer des heures à faire défiler des publications sur les réseaux sociaux.

Il s'agit simplement d'un cadre qui peut vous aider à mettre les choses en perspective afin que vous sachiez exactement où va votre temps.
Cela dit, faisons un exercice. Prenez un crayon et quatre feuilles de papier.

D'abord, reproduisez les quatre cases ci-dessus sur deux des feuilles. Prenez une de ces feuilles et une feuille blanche, et gardez les deux autres feuilles pour plus tard.

Ensuite, je veux que vous éteigniez votre téléphone, que vous vous déconnectiez d'Internet et que vous trouviez un endroit tranquille pour être seul.

Sur l'une des feuilles blanches, écrivez toutes les choses que vous avez faites aujourd'hui, aussi petites ou insignifiantes soient-elles ! Soyez le plus précis possible. Incluez les appels téléphoniques, la navigation sur Internet, et même les fois où vous êtes allé aux toilettes !

Une fois que vous avez terminé, passez en revue ce que vous avez écrit et évaluez chaque élément un par un selon son niveau d'urgence et d'importance, puis placez chaque élément sous la case appropriée sur la deuxième feuille de papier.

Une fois que chaque activité a été assignée à la bonne case, regardez le résultat final. Que remarquez-vous ? Vos cases verte et bleue contiennent-elles davantage d'éléments ? Avez-vous beaucoup d'éléments assignés à la case rouge ? Et la case dorée ?

Maintenant que vous êtes conscient de l'endroit où va votre temps, planifions la journée de demain ! Prenez les deux feuilles de papier que vous avez mises de côté.

Demandez-vous : « Qu'est-ce que je veux accomplir d'ici la fin de la journée de demain ? »
Gardez vos objectifs en tête et commencez à écrire sur la feuille blanche toutes les choses que vous devez et voulez accomplir demain. Une fois que vous avez terminé, examinez chaque tâche et, avant de les assigner aux cases de votre deuxième feuille, demandez-vous : « Cette tâche est-elle nécessaire ou superflue ? En quoi cette tâche ajoutera-t-elle de la valeur à ma vie ? »

3 choses à retenir de cet article

1. Je veux vous lancer le défi d'accomplir au moins une activité « très importante et peu urgente » dans les deux premières heures suivant votre réveil demain. Cela donnera le ton pour le reste de votre journée. Rappelez-vous qu'un vous efficace est un vous plus heureux, et un vous plus heureux transmettra joie et bonheur aux autres.
2. Chaque fois que vous restez pris dans votre tête avec des pensées peu agréables, interrompez votre schéma de pensée avec la phrase que je vous ai demandé de répéter plus tôt : Utiliser efficacement mon TEMPS et mon ÉNERGIE m'aide à mener une vie plus épanouissante.
   Faites cela pendant au moins 7 jours et vous verrez la différence !
3. Soyez doux envers vous-même et rappelez-vous que la pratique mène au progrès.

Ma méthode aide les autres à prendre de meilleures décisions quant à la façon de consacrer leur temps et leur énergie.
J'espère que ceci en est le commencement pour vous.

Si vous trouvez cet article utile, restez à l'affût de mes prochaines publications !

Pour toute question, écrivez-moi à ivy@actualizedsbp.com